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D’aucuns diront que le temps est un concept… Ceci est plus que probable !  Toutefois, dans nos contrées, il faut bien faire avec, notamment au travail… Comment mieux gérer son temps afin d’être plus efficace, plus productif, mais aussi plus serein ? 

Vous vous sentez surmené ? Vous sortez parfois du bureau tard, voire très tard ? Vous avez l’impression que vos journées ne sont faites que de soucis à régler, de problèmes à résoudre, de tensions, de stress ? Peut-être est-il intéressant de vous pencher sur votre gestion du temps et mettre en place quelques principes simples, mais efficaces afin de faire à nouveau rimer efficacité avec sérénité !

Il n’existe pas de recette miracle en matière de gestion du temps. Comme pour tout sportif de haut niveau, tout repose sur le fait de savoir gérer ses efforts intelligemment. Un minimum d’organisation et de rigueur est ainsi de mise, tout comme une bonne dose de bon sens !

GESTION DU TEMPS : PRINCIPES DE BASE

Être organisé

Courir après mille lièvres à la fois ne fera pas de vous une personne plus efficace ou productive. Ce n’est pas parce que vous aurez un emploi du temps surchargé que vous serez davantage productif. Les pertes de temps ne sont pas toujours là où on les attend.

Par exemple, chercher un dossier important au milieu de papiers et autres documents en vrac sur votre bureau alors que toute votre équipe vous attend pour une revue pourrait bien nuire à la productivité de toute votre équipe.

Ainsi, planifier vos tâches correctement, veiller à ce que votre travail soit structuré efficacement et votre bureau rangé de façon ergonomique et logique pour vous est une première étape vers une gestion fine du temps.

Se fixer des objectifs personnels

Savoir où l’on va. Voici un autre pilier en matière de gestion du temps. Les objectifs permettent d’avancer tout en maintenant le cap fixé. Ils offrent cet avantage de pouvoir aisément et précisément savoir où on en est et ce qu’il reste à accomplir , d’autant plus s’ils sont S.M.A.R.T. (Simples, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporellement définis).

Vous pouvez ainsi vous fixer des objectifs hebdomadaires, mensuels ou même quotidiens afin d’articuler plus adéquatement le temps à votre disposition.

Définir ses priorités

Prioriser permet de gérer son temps de manière plus efficace et effective, mais aussi de développer son intelligence émotionnelle en apprenant à utiliser son stress à bon escient plutôt qu’à se laisser submerger par ce dernier.

De nombreuses méthodes sont à votre disposition pour clarifier vos priorités et ainsi gagner en efficacité. Les grandes lignes restent toutefois similaires :

• identifier les tâches à accomplir,
• analyser le degré d’urgence et d’importance,
• agir adéquatement,
• faire un point régulier .

Ne plus procrastiner

Remettre à plus tard quelque chose que l’on peut faire sur le moment est un réel frein à l’action qui peut avoir des conséquences non négligeables en termes de productivité et de respect des délais, par exemple. C’est également une source de tensions, de démotivation, de frustration et concourt finalement à alourdir la charge mentale.

Ainsi, si procrastiner est parfois inévitable, cela fait toutefois partie de ces mauvaises habitudes dont il est préférable de se délester .

Savoir dire non

Être à même d’exprimer un refus est une compétence clé. Non seulement cela permet de s’affirmer et se faire respecter , mais cela évite également de se laisser submerger par des tâches qui ne nous incombent pas ou pourraient être déléguées.

Augmenter sa capacité de concentration

Savoir se concentrer permet de faire basculer son cerveau en mode “travail”.

Être pleinement à ce que l’on fait est un gage d’efficacité. Savoir se concentrer permet d’évacuer momentanément les soucis et autres tracas, faire abstraction des bruits et distractions environnantes pour s’ancrer totalement dans le moment présent et ainsi gagner en productivité.

Prendre des pauses

Un individu n’étant pas en capacité de rester concentré efficacement pendant des journées entières, prendre le temps de faire une pause, prendre l’air, respirer est tout sauf contre-productif. Bien au contraire, les pauses permettent de diminuer le stress et oxygéner le cerveau .

METHODES ET OUTILS DE GESTION DU TEMPS

Le challenge en la matière est de faire preuve de constance dans sa démarche.  Car comme pour un régime alimentaire, un écart en entraîne un autre jusqu’à retomber dans la situation initiale.

Il existe de nombreuses techniques et outils pour parvenir à ses fins. Le plus difficile est peut-être de choisir quelles méthodes mettre en place et s’y tenir. Nous avons sélectionné quelques méthodes qui ont fait leurs preuves. Libre à vous de vous les approprier – ou non – et d’en faire le meilleur usage possible !

Méthode GTD

Voici une approche globale de gestion du temps : le Getting Things Done – ou l’art de faire en sorte que les choses se fassent – qui s’articule autour de 5 actions :

• Collecter : identifier les tâches à accomplir,
• Traiter : analyser la nécessité d’action,
• Organiser : orchestrer selon le degré d’importance, d’urgence,
• Réviser : suivre l’état d’avancement,
• Agir en fonction des options précédemment retenues.

Si la première étape qui consiste à établir la liste des tâches à accomplir peut paraître fastidieuse, cet outil vous permettra toutefois de gagner un temps précieux, tant dans votre vie professionnelle que votre vie personnelle.

                                                                                                                                            Andrée-Charles ESSOMBE